就業規則・社内規程

就業規則や社内規程は、会社と従業員との間の労働条件や職場におけるルールを定めるだけでなく、日々の労務管理や、従業員とのトラブルが発生した場合の会社側の対応の根拠となる重要なものです。

一方で、規程の内容が実際の会社の運用と合っていなかったり、必要な規定が整備されていなかったりすると、かえって労務トラブルの原因となることがあります。

シエル総合法律事務所では、企業・使用者側の立場から、就業規則・社内規程の作成や見直しだけでなく、実際の労務管理との整合性まで踏まえた規程整備をサポートしています。

就業規則が企業の労務管理で重要な理由

就業規則には、労働時間、休日、休暇、賃金、退職、懲戒など、従業員が働く上での基本的なルールを定めます。

また、問題社員への対応、懲戒処分、休職・復職、退職・解雇など、個別の労務問題が発生した際にも、就業規則の内容が重要になります。

例えば、会社として一定の対応を予定していたとしても、その根拠となる規定が存在しなければ、会社の対応が問題となることがあります。

そのため、就業規則は「作成して労基署に届け出れば終わり」というものではなく、会社の実情に合わせて内容を整備し、実際の職場で適切に運用することが重要です。

就業規則に定める主な事項

労働時間・休日・休暇

始業・終業時刻、休憩、休日、時間外労働、年次有給休暇など、従業員の勤務に関する基本的なルールを定めます。

実際の勤務実態と就業規則の内容が異なっている場合には、残業代などの問題につながることもあるため、制度と実態の両方を確認する必要があります。

賃金

基本給、各種手当、賃金の計算・支払方法、昇給などについて定めます。

固定残業代や各種手当などを設ける場合には、制度の内容だけでなく、就業規則、賃金規程、雇用契約書等の記載が整合しているかについても確認する必要があります。

服務規律・懲戒

従業員が遵守すべき職場のルールや、これに違反した場合の懲戒について定めます。

問題社員への対応や懲戒処分を適切に行うためには、問題となる行為がどのように規定されているか、懲戒事由や懲戒の種類が適切に定められているかなどを確認することが重要です。

休職・復職

私傷病による休職、休職期間、復職の手続、休職期間満了時の取扱いなどを定めます。

特に休職期間満了時の取扱いについては、規定の内容だけでなく、休職制度の運用や復職可能性の判断方法なども含めて検討する必要があります。

退職・解雇

退職の手続、定年、解雇事由などについて定めます。

ただし、就業規則に解雇事由を定めているからといって、実際の解雇が当然に有効となるわけではありません。

具体的な事情や解雇に至るまでの経緯などを踏まえて判断する必要があります。

ハラスメント

ハラスメントの禁止、相談窓口、調査、行為者への対応などについて規定を整備します。

ハラスメントについては、規程を作成するだけでなく、相談を受けた場合に会社がどのように調査・対応するのかという実際の運用も重要です。

就業規則だけでなく、社内規程の整備も重要です

企業の規模や事業内容によっては、就業規則だけでは労務管理上のルールを十分に定めることができません。

例えば、次のような社内規程を整備することが考えられます。

・賃金規程
・育児・介護休業規程
・ハラスメント防止規程
・テレワーク規程
・出張旅費規程
・慶弔見舞金規程
・退職金規程
・個人情報・情報セキュリティに関する規程
・服務規程

会社の実情に応じて必要な規程を整備し、それぞれの規定との間に矛盾や不整合が生じないようにすることが重要です。

就業規則を変更する際には注意が必要です

会社の制度変更や事業環境の変化に伴い、就業規則を変更する必要が生じることがあります。

しかし、従業員にとって不利益となる労働条件の変更については、会社が一方的に規則を変更すればよいとは限りません。

変更の必要性、変更によって従業員が受ける不利益の程度、変更後の内容の相当性、労働組合等との交渉状況など、具体的な事情を踏まえて検討する必要があります。

そのため、就業規則を変更する場合には、単に新しい規定を作成するだけではなく、変更前後の労働条件や変更の必要性を整理した上で進めることが重要です。

就業規則は「内容」だけでなく「運用」も重要です

就業規則を適切に整備していても、実際の会社運営が規則の内容と異なっていれば、労務トラブルにつながることがあります。

例えば、

・就業規則では定められている手続を実際には行っていない
・従業員によって規則の適用が異なる
・就業規則と雇用契約書の内容が一致していない
・実際には存在しない制度が規則上だけ存在している
・長年の運用によって規則とは異なる取扱いが定着している

といったケースです。

そのため、就業規則の見直しでは、規程の文言だけを見るのではなく、会社で実際にどのような労務管理が行われているのかを確認することが重要です。

就業規則と雇用契約書との関係

労働条件については、就業規則だけでなく、個々の従業員との雇用契約書や労働条件通知書などにも定められています。

そのため、

・就業規則
・賃金規程
・雇用契約書
・労働条件通知書
・実際の労務管理

の内容が相互に整合しているかを確認する必要があります。

特に、賃金、職務内容、勤務地、定年後再雇用、固定残業代などについては、複数の文書の内容が食い違っていると、後になって紛争の原因となることがあります。

就業規則を作成・変更した後の「周知」も重要です

就業規則は、作成・変更するだけでなく、従業員に適切に周知することも重要です。

会社が就業規則をどのように保管し、従業員がどのように確認できる状態になっているのかについても、あらかじめ整理しておく必要があります。

規程の内容だけでなく、作成・変更の手続や周知の状況まで含めて確認することで、後の労務トラブルを予防しやすくなります。

シエル総合法律事務所の対応

シエル総合法律事務所では、企業・使用者側の立場から、就業規則・社内規程に関する幅広いご相談に対応しています。

会社の実情を踏まえて規程を整備

既存の規程をそのまま形式的に修正するのではなく、会社の事業内容、従業員の構成、現在の労務管理の状況などを踏まえて、必要な規定を検討します。

労務トラブルを想定した規程の見直し

解雇、懲戒、休職、退職、賃金、ハラスメントなど、実際に問題となりやすい場面を想定し、会社として適切に対応できる規程となっているかを確認します。

規程と実際の運用を確認

就業規則だけでなく、雇用契約書、労働条件通知書、賃金規程その他の社内文書や、実際の運用との整合性についても確認します。

規程変更に伴う従業員対応

就業規則や賃金制度等を変更する場合には、変更の必要性や従業員への影響を踏まえ、変更方法や説明の進め方についても検討します。