企業が事業を行う中では、労働基準監督署から調査や資料提出を求められたり、従業員からの申告をきっかけとして会社の労務管理について確認を受けたりすることがあります。
労働基準監督署から連絡を受けた場合、「何を準備すればよいのか」「どこまで対応すればよいのか」「会社の対応に問題があるのか」と不安を感じることも少なくありません。
また、調査の結果、法令違反等が確認され、是正勧告や指導を受けた場合には、指摘された事項だけでなく、その背景にある労務管理上の問題についても確認する必要があります。
シエル総合法律事務所では、企業・使用者側の立場から、労働基準監督署等による調査への対応、資料の確認、事情聴取への対応、是正措置の検討などをサポートしています。
労働基準監督署から連絡があった場合
労働基準監督署から連絡があった場合には、まず、どのような趣旨で調査が行われるのかを確認することが重要です。
例えば、
・定期的な監督・調査
・従業員からの申告を契機とした調査
・労働災害に関する調査
・長時間労働等に関する調査
・残業代や労働時間管理に関する調査
など、調査の背景によって確認すべき事項は異なります。
会社としても、調査の対象となっている事項を把握した上で、必要な資料を整理し、事実関係を確認しておく必要があります。
労働基準監督署の調査で確認される主な事項
調査の内容は事案によって異なりますが、一般的には次のような事項が確認されることがあります。
労働時間・残業代
タイムカード、勤怠記録、給与台帳、雇用契約書等を確認し、労働時間の把握や割増賃金の支払いが適切に行われているかが問題となることがあります。
就業規則・労使協定
就業規則の作成・届出・周知状況や、時間外労働・休日労働に関する協定など、必要な手続が適切に行われているかが確認されることがあります。
賃金の支払い
賃金の全額払い、最低賃金、割増賃金、賃金計算などについて確認されることがあります。
労働安全衛生
長時間労働や健康管理、安全衛生管理、健康診断など、労働者の安全・健康に関する事項が調査対象となることがあります。
労働災害
労働災害が発生した場合には、事故の状況や安全管理体制、必要な手続等について確認を受けることがあります。
是正勧告・指導を受けた場合
調査の結果、労働基準関係法令に違反する事実が確認された場合、是正勧告等を受けることがあります。
是正勧告を受けた場合には、単に指摘された事項を確認するだけではなく、
・何が問題とされたのか
・どの事実が根拠となっているのか
・現在も同じ問題が発生しているのか
・どのような是正措置が必要なのか
・過去の未払賃金等についてどのように対応するのか
・今後同じ問題を発生させないために何を変更するのか
といった点を整理する必要があります。
また、指摘事項について事実関係や法令の適用に疑問がある場合には、その点についても適切に確認・検討することが重要です。
労働基準監督署への資料提出・事情聴取
労働基準監督署から資料の提出や事情の説明を求められた場合には、会社側でも事前に関係資料と事実関係を整理しておくことが重要です。
例えば、
・就業規則
・雇用契約書
・労働条件通知書
・タイムカード・勤怠記録
・給与台帳
・賃金規程
・労使協定
・労働時間に関する社内資料
・安全衛生に関する資料
など、事案に応じて必要な資料を確認します。
資料を提出する前に、その資料が何を示しているのか、他の資料との間に矛盾がないか、会社としてどのような説明をするのかを整理しておくことも重要です。
従業員から労基署への申告があった場合
従業員が労働基準監督署に対して、未払い残業代や長時間労働などについて申告するケースもあります。
このような場合には、会社として感情的に対応するのではなく、申告内容を確認した上で、実際の労働時間や賃金計算、就業規則等を客観的に確認する必要があります。
会社側にも改善すべき点がある場合には、必要な是正措置を検討する一方、事実関係や法令の適用について会社側の認識と異なる部分がある場合には、その点を整理して説明することも必要になります。
労働基準監督署への対応と従業員との紛争は別に考える必要があります
労働基準監督署による行政上の調査と、従業員との間の民事上の紛争は、必ずしも同じ問題ではありません。
例えば、労基署の調査をきっかけとして未払い賃金が判明した場合、その支払いについて従業員との間で別途交渉や労働審判・訴訟等が問題となることがあります。
そのため、労働基準監督署から調査を受けた場合には、行政対応だけを見るのではなく、その後に想定される従業員との紛争も含めて対応を検討することが重要です。
労働基準監督署から連絡を受ける前の予防も重要です
労働基準監督署への対応は、実際に調査を受けてから始める必要はありません。
日頃から、
・労働時間を適切に把握する
・残業代を適切に計算する
・就業規則を整備する
・必要な労使協定を締結する
・従業員の健康管理を行う
・実際の運用と規程の内容を一致させる
といった労務管理を行っておくことが、行政上の問題やその後の紛争を防ぐことにつながります。
会社の規模が大きくなった場合や、労務管理の制度を変更した場合には、改めて現在の運用に問題がないか確認することも重要です。
シエル総合法律事務所の対応
シエル総合法律事務所では、企業・使用者側の立場から、労働基準監督署等による調査や行政対応についてサポートしています。
調査内容・指摘事項の確認
労働基準監督署から届いた通知や是正勧告書等を確認し、何が問題とされているのかを整理します。
関係資料・事実関係の整理
就業規則、雇用契約書、勤怠記録、給与資料等を確認し、会社側の事実関係を整理します。
行政への説明・対応方針の検討
事実関係や法令の適用を踏まえ、会社としてどのように対応するかを検討します。
是正措置の検討
実際に改善すべき事項がある場合には、必要な是正措置や社内制度の見直しについて検討します。
その後の労務トラブルまで見据えた対応
行政対応だけで終わらせず、従業員からの賃金請求や労働審判・訴訟など、将来的な紛争の可能性も踏まえて対応します。
労働基準監督署・行政対応についてご相談ください
労働基準監督署から連絡を受けた場合には、会社だけで対応を進める前に、調査の対象や会社側の問題点を整理しておくことが重要です。
「労基署から調査の連絡が来た」
「従業員から労基署に申告された」
「是正勧告を受けた」
「どの資料を提出すればよいのか分からない」
「会社の労務管理に問題がないか確認したい」
といった場合には、弁護士への相談をご検討ください。
シエル総合法律事務所では、企業・使用者側の立場から、労働基準監督署等への対応だけでなく、その後の労務管理の改善や従業員との紛争対応まで見据えてサポートします。
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